KI-integriertes CRM

Persönliches CRM mit KI-unterstützten Workflows

Gebaut von Rogue AI · KI-gestütztes Personal-CRM · Selbst gehostet, nicht öffentlich

Gestartet im Januar 2026 als Wochenend-Ersatz für Notion. RBAC + Multi-Table-Schema kamen in Q1; die KI-Drafter-Überarbeitung kam, nachdem ich Claudes Default-Stil aufgegeben hatte. Über sechzig Commits über Schema, RBAC, Drafting und Outbound-Deliverability.

KI-integriertes CRM — Persönliches CRM mit KI-unterstützten Workflows

Das Problem

Salesforce ist für Solo-Berater überdimensioniert. Notion verliert Struktur, sobald die Pipeline wächst. HubSpots Free-Tier ist eine Marketingfalle. Keines verknüpft besuchte Events mit getroffenen Kontakten und abgeschlossenen Deals in einem Graphen, und keines hat eine KI, die Outbound wirklich im eigenen Ton schreibt.

Was ich gebaut habe

Ein Full-Stack-CRM mit KI-gestützter Lead-Anreicherung, automatischem E-Mail-Entwurf, event-verknüpftem Prospecting, rollenbasierter Zugriffskontrolle und Pipeline-Analyse. Läuft komplett auf eigener Infrastruktur — keine Dritt-CRM-Abhängigkeit.

Architektur

Frontend

Next.js App Router, Server Components, Tailwind 4, TypeScript

Datenbank

PostgreSQL 16 mit 58+ Tabellen für Prospects, Firmen, Events, Deals, Changes, Firewalls, API-Keys, RBAC, Audit-Log

ORM

Prisma 7 mit PrismaPg-Adapter

Auth

NextAuth v5 mit Rollen-Guards, API-Key-Ausgabe, Funktionstrennung erzwungen

Queue

Redis 7 mit Queue-Workern pro Aufgabe (Enrichment, E-Mail-Entwurf)

KI-Worker

Ollama für lokale Inferenz, Claude API für hochwertige Entwürfe; Prompts versioniert mit dem Code

Outbound

SMTP über dedizierten Transactional-Provider, mit Threading, Bounce-Tracking, Reply-Erkennung

Infra

Docker Compose, Caddy als Reverse-Proxy, isoliertes Netz, Non-Root-Container, Read-only-Filesystem, CSP-gehärtet

Tech-Stack

Next.js 16React 19Prisma 7PostgreSQL 16Redis 7NextAuth v5OllamaClaude API

Was zuerst gebrochen ist

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Schema-Bloat ist ein langsames Leck. Mit fünf Tabellen gestartet, jetzt 58. Die RBAC-Nachrüstung war der teuerste Refactor — hätte ich am Tag eins eingeplant haben sollen.
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Claudes Default-Stil schreibt wie ein HubSpot-Template. Brauchte einen 600-Token-Voice-Fingerprint-Prompt mit Banned-Phrase-Liste (kein 'nutzbar machen', kein 'freischalten', kein 'melden'), bevor Drafts nach mir klangen.
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E-Mail-Deliverability ist eine eigene Disziplin. SPF/DKIM war der einfache Teil — Listen-Pflege und Bounce-Logik haben eine Woche Tuning gekostet, die ich nicht eingeplant hatte.

Ergebnis

Ein Operator fährt volles Pipeline-Management — Prospecting, Enrichment, Outreach, Vertrag, Rechnung — auf einem einzigen selbst gehosteten Stack. Query-Latenz unter 100 ms für Pipeline-Views über Tausende Datensätze.

Ehrliche Grenzen

Single-Tenant by Design — Multi-Tenanting bräuchte einen Row-Level-Security-Refactor, den ich nicht eingepreist habe. Keine Mobile-App; SMS-Brücke ist Roadmap, nicht gebaut. Reply-Thread-Erkennung verfehlt ~5 % der Fälle — meist lange Quoted-History-Threads, in denen der neue Inhalt unten steht.